مدیریت اتوماسیون اداری چیست؟ چه مزایای برای شرکت و سازمان دراد؟
اتوماسیون اداری چیست؟
اتوماسیون اداری به معنی مکانیزه کردن و بهبود تعاملات سازمانی است. در واقع سازمان ها و شرکت ها با اتوماسیون اداری از شیوه های قدیمی به سمت خودکار سازی اداری و نرم افزاری شدن فرایند ها با نرم افزار رایانه‌ای می روند. بسیاری از کاغذ بازی ها و آرشیو اطلاعات و مدارک به صورت فیزیکی کنار گذاشته می شود و همه ی آن فرایند ها سیستمی خواهد شد.
شاید بپرسید وظیفه اتوماسیون اداری چیست؟ اتوماسیون اداری یک مجموعه نرم افزاری به شرکت ها و سازمان ها ارائه می کند. این مجموعه نرم افزاری که اتوماسیون اداری را تشکیل می دهد از فرایند ها و فعالیت ها در سطح مدیریت و مدیران را در بر می گیرد تا کارمندان و ارباب رجوع که تعاملات خارج از سازمان دارند.
وظیفه اتوماسیون اداری پوشش همه جانبه ی نیاز های همه ی افرادی است که در هر سطحی از آن استفاده می کنند.
مهم ترین کاربرد های اتوماسیون اداری چیست؟
- بهبود فرایند های منابع انسانی
از مهم ترین وظایف سیستم های اتوماسیون اداری می توان به این مورد اشاره کرد که بسیاری از فعالیت ها و کار های بخش مدیریت منابع انسانی شرکت ها از دوش مدیران منابع انسانی برداشته می شود و به صورت سیستمی انجام می شود.
بسیاری از فعالیت هایی که توسط مدیریت منابع انسانی سازمان ها و شرکت ها انجام می شود به صورت دستی و سنتی است که احتمال خطا در آن ها بالا است و بسیار زمان بر است. درحالی که اگر این کار ها را به سیستم های اتوماسیون اداری و نرم افزار های مدیریت منابع انسانی بسپارید.
کار هایی مانند حضور و غیاب کارمندان، ساعت کاری کارمندان، محاسبه حقوق کارمندان طبق میزان ساعت کاریشان، بررسی و تایید یا عدم تایید درخواست های وام و مساعده کارمندان، مدیریت انواع مرخصی ها و غیبت های کارمندان و سایر فعالیت هایی این چنینی همه و همه با نرم افزار های مدیریت منابع انسانی به صورت اتوماسیون انجام می شود. برای مثال toggl یک نرم افزار حضور و غیاب هوشمند خارجی است که این عملیات ها را انجام می دهد. البته این وب سایت برای ایرانیان فیلتر است.
- امور مالی و حسابداری
با خودکار سازی امور مالی و حسابداری شما برنامه ریزی مالی دقیقی برای شرکت خود خواهید داشت. در شرکت ها و سازمان هایی که امور مالی و حسابداری توسط نیروی انسانی انجام می شود همیشه خطای انسانی وجود دارد و احتمال اشتباه شدن اعداد و ارقام وجود دارد.
سیستم های اتوماسیون اداری و نرم افزار های مدیریت منابع انسانی ای که جامع و کامل باشند شامل نرم افزار حقوق و دستمزد هستند. سامانه حقوق و دستمزد وظیفه محاسبه حقوق کارمندان را به عهده دارد، به این صورت که شما به هر طریقی که به کارمندان حقوق دهید این سامانه به همان شکل حقوق کارمندان را محاسبه می کند.
هر شرکت و سازمان پرداخت حقوق متفاوتی دارد. برخی سازمان ها به کارمندان حقوق ثابت می پردازند که در ازای آن معمولا کارمندان باید به صورت فول تایم در شرکت حضور داشته باشند. برخی شرکت ها پرداخت قوقشان به صورت ساعتی است، سامانه محاسبه حقوق و دستمزد طبق ساعات کاری این کارمندان که در سامانه حضور و غیاب ثبت شده حقوقشان را به طور دقیق محاسبه می کند.
برخی دیگر از شرکت ها هم ممکن است به کارمندان خود حقوق پورسانتی بدهند. این شرکت ها هم با استفاده از نرم افزار حقوق و دستمزد می توانند محاسبه حقوق کارمندانشان را اتوماسیون کنند. این نوع حقوق معمولا برای نیرو های فروش استفاده می شود.
- دریافت، تایید و آرشیو مدارک و اطلاعات
در اتوماسیون های اداری دیگر شرکت ها مدارک و اسناد و اطلاعات کارمندان را به صورت فیزیکی دریافت نمی کنند و در زوم کن ها و پرونده ها مجبور نیستند آرشیو کنند. پس از اتوماسیون شدن فرایند ها، سازمان ها و شرکت ها از بسیاری از کاغذ بازی ها بی نیاز می شوند.
شرکت ها و سازمان ها در سامانه اطلاعات پرسنلی برای استخدام فرد جدید تمام اطلاعات او را در سامانه دریافت می کنند و کارمند تمامی مدارک مورد نیاز را در سایت آپلود می کند و شرکت مدارک را بررسی می کند و در صورتی که مدارک کامل و صحیح بود تایید می کند، در غیر این صورت مدارک را رد می کنید تا کامل شود.
تمام مدارک و اطلاعاتی که در سامانه اطلاعات پرسنلی ذخیره می شود بر روی چند سرور ذخیره می شوند و بسیار امن است. این اطلاعات همیشه در دسترس شما است و شما به یک سرچ ساده به راحتی به آن دسترسی خواهید داشت.
برخی ویژگی های مدیریت اتوماسیون اداری
با استفاده از نرم افزار مدیریت منابع انسانی کارسو و اتوماسیون شدن فرایند ها مزیت ها و ویژگی های برای بهینه شدن مدیریت به سازمان اضافه می شود که در شیوه های سنتی وجود نداشته. برخی از ویژگی هایی که پس از اتوماسیون شدن فرایند های سازمان شما برای سازمان ایجاد می شود عبارتند از:
- امکان تعریف کاربران جدید
- امکان تعریف سطح دسترسی برای کارمندان مختلف در پرتال شخصی شان(مدیر، مدیر ارشد، مدیر بخش، رئیس دپارتمان، کارمند ساده و...)
- ایجاد چارت برای دپارتمان سازمانی و مستندات سازمان در کارتابل و ایجاد سیستم اطلاعاتی کامل
- امکان ثبت ساعات ورود و خروج کارمندان به سازمان و محاسبه ساعات کاری دقیق کارمندان
- محاسبه حقوق و دستمزد کارمندان طبق ساعات کاری آنها به صورت حضوری یا دورکاری
- امکان محاسبه حقوق کارمندان به صورت پورسانتی و درصدی
- ثبت درخواست وام و مساعده توسط کارمندان در سامانه
- درخواست و ثبت انواع مرخصی، غیبت و ماموریت کارمندان
- امکان ایجاد درخواست های مالی کارمندان برای سازمان
- آرشیو اطلاعات و مدارک کارمندان در سامانه اطلاعات پرسنلی و مدریت مستندات اداری
- امکان رهگیری آنلاین کارمندان در ماموریت
- امکان ایجاد KPI فردی و گروهی به صورت کمی و کیفی
- امکان تعریف چند شرکت یا پروژه در سیستم برای تفکیک همه ی مسائل آنها
دلایل اهمیت مدیریت اتوماسیون اداری چیست؟
شاید برایتان سوال پیش بیاید که دلایل اهمیت اتوماسیون اداری چیست؟ از مهم ترین مزایا و دلایل آن کاهش یا از بین رفتن کار ها و فرایند های تکراری است که توسط نیری انسانی و بخش مدیریت منابع انسانی شرکت ها انجام می شود. با این کار وقت و هزینه های سازمان برای فعالیت های مهم تر و مفید تری استفاده می شود.
برخی مشکلات در سازمان هایی که به شیوه های سنتی کار میکنند وجود دارد که تنها با اتوماسیون شدن از بین می رود. برخی از این مشکلات عبارتند:
- انجام نشدن به موقع کار ها و مسئولیت ها
- نیاز به حضور فیزیکی و سر زدن به موقع به بخش های مختلف سازمان برای پیگیری کارها
- عدم دسترسی فوری و به موقع به اطلاعات و اسناد مدارک مورد نیاز
- انجام نشدن برخی کار ها و فعالیت ها در صورت غیبت کارمند خاصی
- بروز تنش میان مدیران و کارمندان به دلیل عدم شفافیت مسائل مختلف
- عدم امکان تعریف kpi و شاخص های ارزیابی مناسب برای بخش های مختلف سازمان و کارمندان و سنجش دقیق شاخص ها
- عدم تفکیک مسائل مختلف چند پروژه ای که در یک شرکت در حال تکمیل است
به جز مزیت های فوق، مدیریت اتوماسیون اداری یک راهکار عالی برای رشد کسب و کار های کوچک و بزرگ است. زیرا با سپردن برخی کار ها و فرایند های سازمان یا شرکت به سامانه های هوشمند و کامپیوتری به جای نیروی انسانی، با این کار فرایند ها به صورت دقیق تر انجام خواهد شد و احتمال خطای انسانی آنها به شدت کاهش می یابد و سازمان ها از نیروی انسانی خود برای فعالیت های مهم تری استفاده می کنند.
امکانات شخصی سازی اتوماسیون اداری
بسیاری از بخش های نرم افزار مدیریت منابع انسانی قابلیت شخصی سازی و سفارشی سازی دراد. برای مثال شرکت می تواند در تقویم سازمانی آنلاین برای هر کدام از تیم های شرکت مانند فنی، منابع انسانی، فروش، مارکتینگ و... تقویم سازمانی مختلف تعریف کند و تنها برای همان بخش قابل مشاهده باشد.
یا مثلا برای پرداخت شیوه های مختلف حقوق و دستمزد به کارمندان آن را در نرم افزار حقوق و دستمزد به راحتی می توانید متفاوت تعریف کنید. برای مثال برای برخی کارمندان که فول تایم در شرکت حضور دارند برایشان حقوق ثابت تعریف کنید که توسط سامانه انجام شود. برای افرادی که به صورت دورکار یا پاره وقت در شرکت حضور دارند حقوق ساعتی تعریف کنید که توسط نرم افزار محاسبه شود. برای افرادی هم که به صورت درصدی و پورسانتی حقوق دریافت می کنند تعریف می کنید مثلا طبق هر فروش چند درصد به آنها پورسانت تعلق می گیرد و کارسو در این موارد کاملا منعطف است.
