سیستم مدیریت یکپارچه چیست؟ برای چه بیزینس هایی مناسب است؟
یک سیستم مدیریت یکپارچه (integrated management system) تمام جزئیات سیستم های سازمانی را شامل می شود. یک سیستم مدیریت یکپارچه از استاندارد های سیستم مدیریت ترکیبی و چندگانه می باشد که در سازمان ثبت شده اند. در واقع IMS استاندارد ها و فرایند های سازمان را در یک سیستم هوشمند ادغام می کند.
سیستم مدیریت یکپارچه کار های غیر ضروری و مشکلات سیستم های ترکیبی و چندگانه را کاهش می دهد و مدیریت می کند. به عنوان مثال به جای انجام حسابرسی برای هر کدام از استاندارد ها تنها کافی است برای یک استاندارد حسابرسی انجام شود.
مزایای سیستم مدیریت یکپارچه (IMS) چیست؟
کارایی و سرعت
سیستم مدیریت یکپارچه با ساده سازی فرایند ها به کسب و کار ها این امکان را می دهد ایمنی بالا تری داشته باشند و بهره وری شان افزایش یابد. این کار موجب افزایش سرعت کار می شود.
صرفه جویی مالی و زمانی
با یکپارچه سازی سیستم ها و ایجاد تنها یک سیستم حسابرسی هم در زمان هم در هزینه ها صرفه جویی خواهد شد. مدیران می توانند وقت خود را صرف سایر وظایف خود کنند و منابع را جای بهتری صرف کنند.
به طور خلاصه مزایای پیاده سازی IMS عبارتند از:
- افزایش بهره وری
- کاهش هزینه ها
- مدیریت بهینه ی زمان
- مدیریت بهتر منابع سازمان
- واضح شدن اهداف
- توجه به تمام بخش های سازمان
پیشنهاد مطالعه بیشتر: مدیریت استخدام چیست؟ چگونه بهترین افراد در بهترین شرکت ها استخدام می شوند؟
استاندارد های سیستم مدیریت یکپارچه (استاندارد های سیستم IMS)
- ISO 14001 و ISO 9001
در این استاندارد علاوه بر اعمال شیوه های کارآمد کسب و کار ها برای سازگاری و کیفیت، به مشتری مداری اصولی نیز توجه ویژه ای می شود.
- ISO 45001 و ISO 9001
برای دستیابی به این استاندارد باید تعیین شود که از چه طریقی قصد بهبود پیاده سازی عملیات اندازه گیری و بهبود سیستم مدیریتی و ارزیابی آن را دارند.
- ISO 45001 و ISO 14001 و ISO 9001
طبق این استاندارد یک سیستم کارآمد ایجاد می شود که تمام نیاز های اصلی را برطرف می کند. می تواند سیستم مدیریت زیست محیطی، سیستم مدیریت کیفیت و سیستم مدیریت ایمنی و بهداشت شغلی را ترکیب و ایجاد کند.
مزایای سیستم مدیریت یکپارچه چیست؟
در سیستم مدیریت یکپارچه همگام سازی سیستم های چندگانه مدیریتی می تواند مزایای بسیار محسوسی برای سازمان داشته باشد که به طور خلاصه عبارتند از:
- عدم تکرار فعالیت ها
- استفاده ی بهینه از زمان مدیران ارشد سازمان
- استفاده کارآمد و بهینه از منابع برای مدیریت و پیاده سازی سیستم ها
- بدست آوردن گواهینامه های مقرون به صرفه
- کاهش زحمات حسابرسی
توصیه برای مطالعه بیشتر: مدیریت اتوماسیون اداری چیست؟
نحوه ی اجرای سیستم مدیریت یکپارچه
پیاده سازی اولیه یک سیستم مدیریت یکپارچه به مقدار قابل زمان و منابع انسانی نیاز دارد برای یادگیری و انجام ممیزی داخلی و خارجی.
اثر بخشی و درجه ادغام به به ساختار سازمان ها بستگی دارد. به عنوان مثال در سازمان های خاص ممکن است بخش های مختلف استاندارد های سیستم مدیریت متنوع و متفاوتی داشته باشند، این بخش ها باید با یکدیگر همکاری نزدیک تری داشته باشند تا اجرای سیستم به صورت موفقیت آمیز صورت گیرد.
سیستم های مدیریت یکپارچه ممکن است به زبانی نوشته شده باشند که درک آنها دشوار باشد.
سیستم مدیریت یکپارچه برای چه کسب و کار هایی مناسب است؟
پیاده سازی IMS برای کسب و کار ها و سازمان هایی که نیازمند پیاده سازی بیشتر از یک سیستم مدیریت هستند لازم است و تفاوتی نمی کند که در چه ابعاد و چه صنعت و جغرافیایی هستند.
هر سازمان باید یک سیستم مدیریت یکپارچه داشته باشد که همه اهداف آنها را به طور همزمان مورد برسی قرار دهد. با این حال پاسخگویی به صورت همزمان به نیاز های سیستم های مدیریت مختلف کاری دشوار است. اما در سیستم های هماهنگ ترکیب چندین سیستم مدیریت در یک سیستم یکپارچه بهترین رویکرد سیستم است.
اجزای مختلف سیستم یکپارچه
مدیریت خدمات
سیستم مدیریت خدمات این قابلیت را دارد که به یک تجارت و کسب و کار در هر جهت کمک کند تا روند های روزانه خود را ردیابی و مدیریت کند.
مدیریت محصول
شما یکبار محصولات را در سیستم وارد می کنید و از آن در همه بخش ها استفاده می کنید. از محصولی که تعریف کرده اید در انبار، در فروشگاه، در چرخه تولید، در مواد مصرفی و هر جایی که به آن نیاز دارید استفاده خواهید کرد.
مدیریت انبار
نرم افزار یکپارچه برای مدیریت انبار توسط سیستم انبار داری شامل نرم افزار و فرآیند هایی است که به سازمان ها و کسب و کار ها این امکان را می دهد تا از زمان ورود کالا تا زمان انتقال کالا، انبار را کنترل کند. بدین صورت مدیریت انبار از نظر مدیریت مالی و زمانی راحت تر و بهینه تر می شود.
مدیریت مالی
با استفاده از سیستم مدیریت مالی یکپارچه می توانید تمامی درآمد ها، هزینه ها و دارایی های کسب و کار را با حداکثر سود دهی مدیریت کنید.
مدیریت پروژه
هر گونه تجارت و کسب و کاری نیازمند مدیریت می باشد، پس استفاده از سیستم مدیریت پروژه برای هر تجارتی در راستای رسیدن به اهداف کسب و کار ضروری می باشد.
