مزایای نرم افزار حضور و غیاب آنلاین

امروزه بکار گرفتن اتوماسیون حضور و غیاب آنلاین در بسیاری از شرکت ها و سازمان ها به امری مهم تبدیل شده. اما در برخی از موارد که کارمندان بخاطر شرایط خاص مثل ویروس کرونا و یا دلایل مهم در محل کار حاضر نمیشوند در این مواقع چگونه می توانید ساعت کاری آنها را کنترل کنید. در این لحظه استفاده از نرم افزار حضور و غیاب آنلاین به کمک مدیران سازمان ها و ادارات می آید. با این حال که مدیران از انواع دستگاه های حضور و غیاب استفاده می کنند این مشکل همچنان باقیست.چرا باید از نرم افزار حضور و غیاب آنلاین استفاده کنیم؟ با استفاده از سامانه حضور و غیاب آنلاین کارسو به راحتی می توانید این مشکل را حل کنید و منظم و دقیق ورود و خروج کارمندانتان را ثبت کنید. 

ویژگی های نرم افزار حضور و غیاب آنلاین

هدر نرفتن زمان و هزینه

سیستم های مبنی بر روش های سنتی مانند ثبت دفتری ورود و خروج بسیار وقت گیرند. و امکان دارد که به علت تطابق نداشتن با متغیرات دولت و یا غایب بودن کارمند، پرداخت حقوق با تأخیر پرداخت گردد. یک برنامه حضور و غیاب آنلاین در مقایسه با یک سیستم دستی می تواند به طور قابل توجهی هزینه های مربوط به جمع آوری، مدیریت و ورودی داده ها را کاهش دهد.

کارمندانی که از یک سیستم حضور و غیاب دستی استفاده می کنند امکان دارد در مدت زمان معین اطلاعات خود را وارد نکنند و با گذر زمان نتوانند اطلاعات دقیق را ثبت کنند. و در انتها زمان های کاری خود را حدس می زنند. چنین اشتباهاتی باعث می شود کارفرما برای مدت زمان کار حقیقی، پرداخت نداشته باشد. در بعضی مواقع به علت رعایت نکردن نگهداری صحیح از ثبت دفاتر حضور و غیاب این دفاتر از بین رفته و یا دچار حادثه میشوند و در آخر سبب از بین رفتن همه ی اطلاعات رفت و آمد پرسنل می گردد.

ولی با استفاده کردن از  حضور و غیاب آنلاین برای کارمندان اداری با وارد نمودن مستقیم اطلاعات به نرم افزار حقوق و دستمزد، احتمال بروز این خطا را کاهش می دهد. گزینه های دیگری مثل تکنولوژی های بیومتریک، نرم افزارهای تلفن همراه و… می تواند این خطا را کاهش و بهره وری کارکنان را بالا ببرد.

عدم نیاز به دستگاه حضور و غیاب

یکی از مزایای نرم افزار های حضور و غیاب آنلاین این است که شما دیگر نیازی به خرید دستگاه حضور و غیاب ندارید. کارمندان شما می توانند به راحتی با هر دستگاهی که به اینترنت وصل می شود حضور و غیاب خود را ثبت کنند. همچنین مدیریت هم می تواند با هر سیستمی وارد پنل مدیریتی خود شود و گزارشات و آمار ها را مشاهده کند و عملیات های مورد نیاز را انجام دهد. با این حال نرم افزار حضور و غیاب قابلیت وصل شدن به دستگاه های حضور و غیاب و ساعت زن را دارد.

امکان تعریف عملیات های مورد نیاز مدیران

بسیاری از کار های مرتبط با سامانه های حضور و غیاب در دستگاه های حضور و غیاب یافت نمی شود اما در نرم افزار های حضور و غیاب شما می توانید بسیاری از عملیات های کاربردی را انجام دهید. مثلا کارمندان می توانند درخواست مرخصی بدهند و شما رد یا تایید کنید، اضافه کاری آنها را رد یا تایید کنید، کسری و تاخیر کارمندان محاسبه می شود و شما می توانید رد یا تایید کنید، کارمندان می توانند درخواست وام یا مساعده بدهند و شما در سیستم بررسی کنید و در صورت تایید به حسابداری ارجاع دهید تا انجام شود.

محاسبه حقوق و دستمزد کارمندان

سامانه حقوق و دستمزد آنلاین با اتصال به سامانه حضور و غیاب تمامی گزارش‎‌های مالی مربوطه را به مدیران ارائه می‌دهد و خروجی‌های مربوط به مالیات، بیمه و بانک را طبق آخرین فرمت‌های سازمان‌ در اختیار شما قرار می‌دهد. از طرفی با توجه به امکان دسترسی کارمندان به پنل شخصیشان این امکان فراهم می شود تا گزارش های مربوط به حقوق و دستمزد، بدون مراجعه به بخش منابع انسانی یا مالی نیز قابل دسترس باشند.

بدون محدودیت در تعداد پرسنل

بسیاری از سازمان های بزرگ دارای شعبه های متعدد اند و کارمندان زیادی دارند. این سازمان ها صدها کارمند دارند که هر کدامشان دارای شرایط و تعهدات خاص خود است. برای شرکت هایی در این سطح، دشوار خواهد بود که همچنان با سیستم های آفلاین قدیمی همه چیز را کنترل کنند تا ببینند چه کسانی در طول ماه سر وقت به محل کار می آیند. مهم نیست چند کارمند داشته باشید؛ نرم افزار حضور و غیاب آنلاین می تواند این چالش را در هر مقیاسی برطرف کند.

راحت شدن تیم هایی که دوکاری و ریموت هستند

یکی دیگر از مزایای نرم افزار حضور و غیاب عدم نیاز به حضور فیزیکی در محل کار است. تیم هایی که به صورت دورکار با یکدیگر کار می کنند به راحتی می توانند میزان کارکرد هر فرد را مشخص کنند.

یکپارچگی با سایر سامانه ها

از دیگر مزایای نرم افزار حضور و غیاب یکپارچگی سامانه های آن است. در ادامه به این سامانه ها اشاره می کنیم، همه ی آنها با یکدیگر هماهنگ هستند و همخوانی دارند.

• سامانه حضور و غیاب آنلاین
• سامانه حقوق و دستمزد
• سامانه ارزیابی کارمندان
• تقویم سازمانی آنلاین
• سیستم رزرو غذای کارمندان
• سامانه رهگیری آنلاین کارمندان
• سامانه پرسنلی برای دسته بندی و جمع آوری اطلاعات کارمندان

توصیه می شود با اهمیت مدیریت منابع انسانی بیشتر آشنا شوید.

ثبت کردن زمان حضور و غیاب از راه دور

شاید مهمترین علت استفاده از  کارسو این است که کارمندان دورکار و یا کارمندانی که متوالیا در سفر هستند، برای ثبت زمان دقیق حضور و مسافت پیموده شده با مشکل رو به رو نشوند. نرم افزارهای ثبت مسافت از فناوری های موبایل برای ثبت کردن مسیرهای پیموده شده و حذف نیاز به ثبت کردن دستی روی کاغذ استفاده می گردد. شما در هرزمان که بخواهید میتوانید به آسانی میزان فعالیت و زمان تردد کارمندان را ثبت کنید.

کارمندانی که قرار ملاقات های شخصی با مشتریان را از راه دور تنظیم می کنند می توانند تقویم سازمانی را بکار بگیرند. که دقت در گزارشات را بالا میبرد. این خصلت تغییر بین تقویم کاری و شخصی را حذف نموده، به بهتر شدن تعادل بین کار و زندگی کمک کرده و از برنامه ریزی بهم ریخته جلوگیری می کند.

افزایش رضایت شغلی و بهره وری

یک سیستم کارآمد و صحیح، سبب این میشود تا کارکنان تمرکز بالاتری بر مسئولیت های شغلی خود داشته باشند. کارکنان به جای پر کردن فرم ها و کنترل کردن درستی آن ها، اطمینان خواهند داشت که در مواقع معین دریافتی خواهند داشت. این کار میزان قابل توجهی از استرس و اضطراب را از محل کار حذف نموده و می تواند به افزایش رضایت شغلی کارکنان کمک کند. با استفاده از نرم افزار حضور و غیاب آنلاین به طور منظم زمان اضافه کاری به طور دقیق ثبت خواهد شد و در نتیجه حقی از کامندان ضایع نمیشود.

همچنین جایگزین کردن برنامه حضور و غیاب آنلاین به جای کاغذ به کارمندان اجازه می دهد که تمرکز بالاتری بر مسئولیت هایشان داشته باشند. سرپرستان نیز می توانند اطلاعات با ارزشی برای شناسایی و اصلاح کارهای مربوط به بهره وری کسب کنند.

افزایش امنیت اطلاعات حساس شرکت

با تکنولوژی بیومتریک، بر دسترسی کارکنان به اطلاعات و مناطق حساس میتوان نظارت کرد. می توان تعیین کرد که چه کسی به اطلاعات حساس دسترسی داشته باشد. نرم افزار حضور و غیاب آنلاین می تواند احتمال دسترسی پرسنل غیر مجاز به اطلاعات را کم کند، علاوه بر این سیستم حضور و غیاب آنلاین مانع از ثبت حضور همکاران به جای هم می شود. مزایای نرم افزار حضور و غیاب آنلاین که تکنولوژی پیشرفته ای را بکار می گیرد در امور روزانه شرکت ها حائز اهمیت است.

برای انتخاب کردن بهترین دستگاه حضور و غیاب مناسب با سازمان شما با توجه به ویژگی های متفاوت از جمله؛ تعداد پرسنل، قیمت دستگاه حضور و غیاب، شرایط و ضوابطی که در نظر گرفته اید، میتوانید با کارشناسان کارسو در تماس باشید.