سامانه اطلاعات پرسنلی

دغدغه گردآوری و مدیریت اطلاعات پرسنل و آرشیو و بایگانی مدارک پرسنلی از جمله مواردی است که سازمان ها را مجاب میکند تا تصمیم به استفاده از نرم افزاری منسجم را در دستور کار قرار دهند. وقتی سازمان بزرگتر میشود، رسیدگی به پرسنل و بررسی عملکرد آنها باید به مدیران رده میانی و بالاتر محول شود، سامانه پرسنلی کارپوشه برای شما این امکان را فراهم می کند که سازمان خود را طراحی کنید و اطلاعات کارکنانتان را همراه با جزئیات لازم در دسته بندی های مورد نظرتان ثبت کنید و خروجی ها را با دیگر اعضا به اشتراک بگذارید. در این صورت می توانید به آسانی و با نظم بیشتری کنترل اوضاع را در دست بگیرید.

در کارپوشه شما قادر خواهید بود جزء جزء سازمان خود را ترسیم نمایید و با معرفی مدیران سطح بالا و باتنفیذ اختیارات از کل به جزء، فرایند مدیریت را راحت تر و دغدغه و استرس های آن را کاهش دهید.

به دلیل یکپارچه بودن نرم افزار منابع انسانی کارسو پس از تکمیل کارپوشه کارمندان سایر اطلاعات دیگر کارمندان مانند مسائل مالی آنها در نرم افزار حقوق و دستمزد و اطلاعات مربوط به ساعت کاری و ورود و خروج آنها در سامانه حضور و غیاب ایجاد خواهد شد.

دریافت گزارش در سامانه اطلاعات پرسنلی

در سیستم اطلاعات پرسلنی کارپوشه از تمامی اطلاعات اعضای شرکت براساس فیلتر های هویتی، تحصیلی، بیمه ای و تاهل و تجرد گزارش بگیرید. این اطلاعات به صورت یک فایل اکسل دسته بندی شده در اختیار شما قرار می گیرد.

شما در پنل مدیریتی خود داخل سامانه اطلاعات پرسنلی هر وقت که نیاز داشته باشید به راحتی می توانید هرگونه گزارشی را خروجی بگیرید. این گزارشات و اطلاعات همیشه در دسترس شما هستند.

تفاوت این روش با روش سنتی و آرشیو اطلاعات به صورت فیزیکی در امنیت و حفظ داده هاست. نگهداری داده ها در زوم کن ها و پرونده ها و دریافت گزارشات روی کاغد همیشه احتمال خطا، گم شدن و دقیق نبودن را به همراه دارد که در سامانه پرسنلی این خطا ها از بین می رود.

سطوح دسترسی کارکنان در سامانه پرسنلی

امکان تعیین سطوح دسترسی مختلف برای کامندان با نقشی که در سازمان دارند وجود دارد. بنابراین تنها کسی یا کسانی به تمام اطلاعات پرسنل در سامانه پرسنلی دسترسی دارند که از مدیران سازمان باشند و بقیه افراد دسترسی های محدود دارند.

در سامانه پرسنلی شما تعریف می کنید که کدام یک از کارمندان مدیر بخشی هستند و چه کارمندانی زیر مجموعه آنها هستند. بنابراین آنها به اطلاعات کارمندان زیر دست خود دسترسی دارند و میتوانند گزارشات و اطلاعات آنها را مشاهده کنند.

در سامانه اطلاعات پرسنلی نظام طبقاتی شرکت شما به طور کامل حفظ خواهد شد و تمام سلسله مراتب کاری شما به بهترین شکل ممکن طبقه بندی می شود و در اشکال مختلف قابل نمایش است.

آپلود طلاعات در سامانه اطلاعات پرسنلی

کارمندان می توانند اطلاعات و مدارک خود و همچنین افراد تحت کفالت خود را در سیستم اطلاعات پرسنلی بارگزاری کنند و کارفرما پس از مشاهده مدارک در سامانه در صورت درست بودن تایید کند. این قابلیت وجود دارد که مدارک مورد نیاز را براساس اولیوت بیشتر مرتب کنید تا کارمندان طبق اولویت ها مدارک مهم را سریع تر فراهم کنند.

هنوز هم مشاهده می شود که برخی سازمان ها و شرکت هایی هستند که به شیوه های سنتی کار می کنند و برای استفاده از سیستم های اتوماسیون مقاومت می کنند. با سیستم اطلاعات پرسنلی کارسو تمام مراحل دریافت و ذخیره سازی مدارک و اطلاعات کارمندان اتوماسیون می باشد.

آرشیو اطلاعات با سیستم اطلاعات پرسنلی

شما در سامانه پرسنلی کارپوشه اطلاعات همه کارمندان را با جزئیاتی شامل اطلاعات هویتی، بیمه ای، بانکی و آدرس به صورت ساختارمند ذخیره کنید و در در صورت نیاز به راحتی با سرچ کردن به تمام این اطلاعات دسترسی دارید.

این اطلاعات همیشه روی سرور ها و دیتابیس سامانه اطلاعات پرسنلی باقی می ماند و هیچ نگرانی ای بابت گم شدن، پاک شدن یا تغییر آنها وجود ندارد اما در ذخیره سازی به صورت فیزیکی همیشه این نگرانی ها برای کارفرما و کارمندان هست.

بهبود تعاملات درون سازمانی با سامانه اطلاعات پرسنلی

شما به عنوان مدیر همیشه جدید ترین اطلاعات را در دسترس دارید و کارمندان با بارگذاری هر نوع اطلاعات در سامانه پرسنلی در اختیار شما قرار می گیرد و نیاز به اصلاح بخش منابع انسانی شرکت نیست.

دیگر شیوه های سنتی و قدیمی برای تعاملات درون سازمانی جواب گوی شرکت های امروزی نمی باشد. امروزه کمتر شرکتی پیدا می شود که برای دریافت اطلاعات و مدارک از کارمندان بخواهد فرم پر کنند و از مدارکشان کپی تهیه نمایند یا مثلا برای تعریف وظایف کارمندان از کاغذ و خودکار استفاده کنند. امروزه هر نوع تعاملی در شرکت ها به صورت آنلاین در سامانه های هوشمند انجام می شود.