شروع یک کسب و کار جدید، همواره چالش های زیادی بهمراه دارد. اگر در ابتدای کارتان، این مقدمات را آماده کنید، بهتر می توانید از عهده این چالش ها برآیید. دانستن مراحل بیمه کردن کارمندان، یکی از مقدمات مهم، قبل از آغاز کار است.ما در این مقاله به شما مراحل بیمه کردن کارمندانتان را آموزش می دهیم.
طبق ماده ۱۴۸ قانون اساسی کار، همه ی کارفرمایان می بایست تمام کارکنان خود را بیمه کنند. در واقع هر کارمندی حق دارد از اولین روزی که به کار مشغول می شود، تحت پوشش بیمه قرار بگیرد. هر کارفرما بعد از راه اندازی کسب وکار خود حداکثر ۱۵ روز وقت دارد تمامی پرسنل خود را بیمه کند. البته پیش از آن کارفرمایان می بایست برای دریافت کد کارگاهی بیمه، به نزدیک ترین شعبه سازمان تامین اجتماعی بروند.
بیشتر بخوانید: جامع ترین نرم افزار محاسبه بیمه و مالیات آنلاین
مراحل بیمه کردن کارمندان به شرح زیر است:
- دریافت کد کارگاهی بیمه
- نام نویسی تمام کارکنان
- تنظیم و ارسال لیست بیمه کارمندان
- پرداختن حق بیمه
- دریافت کردن کد کارگاهی بیمه
یکی از مراحل بیمه کردن کارمندان، دریافت کردن کد کارگاهی بیمه است. کد کارگاهی یک شماره ی ده رقمی است که به سازمان ها و کارگاه های تحتِ پوششِ بیمه اختصاص داده میشود. سه رقم اول این کد، شعبه بیمه را تعیین می کند. سه رقم بعدی نوع فعالیت کارگاه و چهار رقم آخر این شماره مربوط به شماره پرونده کارفرما می باشد.
مراحل دریافت کد کارگاهی به شرح زیر است.
همانطور که گفتیم، بعد از ثبت و تاسیس کسب و کارتان، نماینده شرکت باید کارکنان خودش را بیمه کند. ما دو نوع کارگاه داریم. کارگاه حقیقی و کارگاه حقوقی. هر کدام از آنها مدارک خاص خود را نیاز دارد.
مدارکی که کارفرمایان کارگاه های حقوقی نیاز دارند:
- نامه اعلام تاسیس شرکت
- روزنامه رسمی کشور که آگهی تاسیس شرکت درآن ذکر شده
- اساسنامه شرکت و سازمان
- تصویر سند مالکیت شرکت یا اجاره محل شرکت
- و همچنین مدارک مربوط به شروع فعالیت و ثبت شرکت بر حسب دادخواست ثبت و موافقت اصولی
شعبه بیمه تامین اجتماعی پس از دریافت مدارک و انجام کارهای اداری برای کسب و کار شما پرونده تشکیل می دهد. در انتها نیز با تخصیص دادن شماره کارگاه، مراحل را کتبی به شرکت اعلام خواهد کرد.
مدارک کارفرمایان حقیقی به صورت زیر است:
- جواز کسب صنفی دارای اعتبار (موقت یا دائم) یا اجازه ی کار از مراجع دارای صلاحیت
- پروانه ی ثبت یا بهره برداری
- اسناد مالکیت یا سند اجاره و یا صلح نامه کارگاه (عادی یا رسمی)
- تاییدیه اتحادیه یا مجمع امور صنفی مربوطه مبنی بر مدیریت و بهره برداری کارگاه
نکات دریافت کد کارگاهی
طبق قانون، کد کارگاهی شخص حقیقی با تغییر آدرس یا تغییر نوع فعالیت تغییر میکند. کارفرما در این دو حالت باید کد کارگاهی جدید را با طی مراحل گفته شده، دریافت کند.
کد کارگاهی شخص حقوقی تغییر نمیابد. این کد که در اولین شعبه دریافت کردید تا زمان انحلال شرکت ثابت می ماند.
کد دفاتر اسناد رسمی دادگستری مثل اشخاص حقوقی میباشد و در صورت جابجایی مکانی تغییر پیدا نمیکند.
حواستان باشد برای دریافت کردن کد کارگاهی به هیچ عنوان نباید بیش از یک بار درخواست بدهید. در صورت انجام، فرد در جمع کردن سوابق بیمه برای دوران بازنشستگی خود مشکلات عمده ای برایش پدید می آید.
بازرسی کارگاه توسط کارمند بیمه
بعد از ارائه دادن مدارک لازم برای دریافتن کد کارگاهی، بازرس بیمه برای بررسی صحیح بودن اظهارات کارفرما از کارگاه بازدید می کند. کارمند بیمه همچنین گزارش خود را در اختیار شعبه بیمه می گزارد. اگر موردی وجود نداشته باشد، کد کارگاهی بیمه ، بعد از گذراندن مراحل اداری صادر می گردد.
نام نویسی کارکنان برای بیمه تامین اجتماعی
یکی از مراحل بیمه کردن کارمندان، نام نویسی آنها است. این یکی از مراحل ضروری برای کارمندانی است که سابقه بیمه ندارند. کارمند باید برای دریافتن کد بیمه، با به همراه داشتن مدارک شناسایی خود به شعبه مربوط به کارگاه مراجعه نماید. کارمندی که کد بیمه دارد می بایست به همراه کارت ملی خود به شعبه مربوطه مراجعه کند.
مدارک مورد نیاز برای ثبت نام یا نام نویسی کارمندان:
- اصل و فتوکپی شناسنامه و کارت ملی
- پر کردن پرسشنامه
- انجام آزمایش های قبل از استخدام توسط مرکز های مجاز مورد پذیرش شرکت یا سازمان و ارائه به آن
- تکمیل پرسشنامه ی نام نویسی بهمراه مهر و امضا پشت پرسشنامه توسط کارفرما
- رفتن به واحد نام نویسی
تنظیم و ارسال لیست بیمه کارمندان
کارفرما برای بیمه کردن کارکنانش ، می بایست هر ماه این لیست را به سازمان تامین اجتماعی تحویل دهد. که کارفرمایان شرکت ها به دو صورت می توانند اقدام کنند: 1. اینترنتی 2. با نرم افزار
مراحل تنظیم و ارسال لیست بیمه کارکنان به صورت اینترنتی:
- مراجعه به سامانه تامین اجتماعی
- وارد کردن نام کاربری و پسوورد
- از منوی عملیات گزینه بارگذاری لیست بیمه را فعال کنید
- بارگذاری اطلاعات مربوط به پرسنل و کارگاه
- و در آخر روی گزینه ی ارسال به شعبه کلیک کنید
ارسال لیست بیمه کارمندان از طریق نرم افزار:
کارفرما میتواند، برای دانلود کردن نرم افزار تامین اجتماعی به سایت این سازمان رجوع کند. بعد از دانلود اپلیکیشن لیست کارکنان خود را به صورت زیر ارسال کند:
- نرم افزار را شروع به راه اندازی کرده و روی گزینه مشخصات کارگاه در قسمت اطلاعات پایه ای کلیک کنید
- گزینه جدید را انتخاب کنید و اطلاعات کارگاه یا شرکت مورد نظر را در فرم مربوطه وارد نمایید
- بازگشت به اطلاعات پایه ای و انتخاب کردن گزینه مشخصات کارکنان
- روی گزینه جدید کلیک کنید و اطلاعات پرسنل خود را تکمیل کنید
- گزینه لیست ماهانه را از قسمت عملیات انتخاب کنید
- روی گزینه جدید کلیک کنید. لیست بیمه و اطلاعات مربوط به آن را در صفحه مورد نظر وارد کنید
- کامل کردن فرم ریزکارکرد کارکنان
- روی گزینه تهیه ی دیسکت در فرم لیست های ماهانه کارگاه ها برای ذخیره شدن اطلاعات در قالب یک فایل کلیک کنید
- تحویل حضوری فایل ها به شعبه بیمه یا ارسال نمودن آن از طریق سامانه تامین اجتماعی
پرداخت کردن حق بیمه
بعد از گذراندن مراحل بالا، شناسه پرداخت صادر می گردد. کارفرما می بایست هزینه آن را به صورت اینترنتی پرداخت نماید. حق بیمه ی پرداختی کارفرما به تامین اجتماعی، بخشی از سوابق بیمه به حساب می آید. کارفرما می بایست تمام سوابق بیمه را مشاهده و بررسی و حق بیمه را سر وقت پرداخت کند.
امروزه، امکان بررسی و مشاهده سوابق بیمه به صورت غیرحضوری فراهم است. کارکنان می توانند با استفاده از روش های زیر به این اطلاعات دسترسی داشته باشند:
حق بیمه چیست؟
حق بیمه ۳۰ درصد از حقوق کارمندان است. ۲۳ درصد آن توسط کارفرما و ۷ درصد از آن، از حقوق ماهانه کارمندان کسر می گردد. طبق قوانین بیمه ، کارفرما اگر حق بیمه ی کارمندان را در زمان مقرر نپردازد جریمه می شود.
