مدیریت رویدادهای سازمانی یکی از مهم‌ترین فعالیت‌ها برای مدیریت کسب و کار و ارتقای مهارت‌های درون شرکتی است. ارتقای مهارت‌ها، ایده‌پردازی، برنامه‌ریزی و فعالیت‌های اجتماعی سازنده، با مدیریت رویدادهای سازمانی گره خورده‌اند. این مفهوم سازمانی، به معنای تجسم مفاهیم، برنامه‌ریزی و تعیین بودجه، سازمان‌دهی و اجرای مطابق با برنامۀ رویدادهاست. همان طور که مشخص است، مدیریت رویدادهای سازمانی کاملاً بر اساس مهارت‌های فنی و خلاقیت است. اینکه بتوانیم ایده‌هایی را برای ارائه به مخاطب در قالب یک رفتار سازمانی آماده کنیم. اینکه از چه طریق بتوانیم مدیریت رویدادهای سازمانی انجام دهیم، وابسته به آماده کردن مقدمات زیادی است. نرم افزار تقویم سازمانی یکی از ابزارهایی است که در این زمینه کمک می‌کند. با این حال، پیش از شروع معرفی آن، لازم می‌دانیم که بیشتر با مفهوم رویداد سازمانی آشنا شویم.
رویداد چیست و رویداد سازمانی به چه معناست؟
رویداد به معنای هر چیزی است که اتفاق می‌افتد؛ اما در معنای خاص‌تر، اتفاقی است که با برنامه ریزی قبلی باشد. رویداد شامل موارد متعددی است که دامنۀ وسیعی را شامل می‌شود. جشن عروسی، مهمانی‌های اداری، جشن‌های فشن، کنفرانس‌ها، نمایشگاه، سمینار و رویدادهای ورزشی، از شناخته شده‌ترین‌ها هستند.
رویدادهای سازمانی نیز به نوبۀ خود شامل موارد زیادی می‌باشند. رویدادهایی که درون سازمان‌ها یا بین سازمان‌ها اتفاق می‌افتد و شامل تصمیمات درون سازمانی یا بیرون سازمانی است.
مثلاً رویدادی که به منظور تشویق و تشکر از کارمندان برتر شرکت نفت برگزار می‌شود، می‌تواند یکی از این موارد باشد یا رویدادی که به منظور اعلام همکاری بین دو سازمان مختلف صورت می‌گیرد.
با این تفاسیر، مدیریت رویداد را می‌توان به معنای مدیریت کردن، پیش‌بینی، برنامه‌ریزی، هماهنگی، کنترل و اجرای دقیق رویدادها دانست.
مدیریت رویدادهای سازمانی نیازمند چه مهارت‌هایی است؟
همواره شخصی به عنوان مدیر رویداد تعیین می‌شود که وظایف مشخص و متعددی دارد. یافتن موقعیت مکانی رویداد، انتخاب تم، برنامه‌ریزی برای موسیقی، سازمان‌دهی غذا، دعوت مهمانان، زمان‌بندی برنامه‌ها و هر چیز دیگر، در گروه تصمیمات مدیریت یا تیم مدیریتی آن است.
ساخت رویداد نیاز به تجربه، مهارت و کار زیاد دارد. یک مدیر رویداد لازم است به خوبی از روند برنامه‌ریزی، سازمان‌دهی و شیوه‌های مختلف برگزاری رویداد آگاه باشد.
وی باید قادر به مدیریت بودجه، ارائۀ برنامه و هماهنگ کردن تیم باشد. بنابراین، می‌توان انتظار داشت که برگزاری یک رویداد، نیازمند استفاده از مهارت‌ها و بکار گرفتن ابزارهای مختلفی است. آنچه به عنوان مهارت برای مدیریت رویدادهای سازمانی شناخته شده‌اند، شامل موارد زیر هستند:
- امکان مدیریت همزمان چند کار
- بهره‌مندی از روابط عمومی قوی
- مهارت سازمان‌دهی و برنامه‌ریزی
- خلاقیت در طرح و حل مسأله
- توجه زیاد به جزئیات کار
- مهارت مذاکره و مناظره
- مدیریت زمان
- مدیریت بودجه
- مدیریت استرس
شاید یکی از مهم‌ترین مهارت‌هایی که برای نظم‌دهی به همۀ موارد فوق حیاتی است، مدیریت زمان و برنامه‌ریزی باشد. به نوعی، برنامه ریزی و انجام شدن به موقع کارها، چیزی است که مهارت‌ها و دیگر برنامه‌ها را تحت پوشش خود در می‌آورد.
بنابراین، تهیۀ جدول زمانی یک امر حیاتی است. اینکه شما و دیگر اعضای تیم مطمئن باشند که چه کاری را در چه زمانی باید انجام دهند، در گرو داشتن یک تقویم، جداول و شرح وظایفی است که برای مدیریت رویداد طراحی شده‌اند. یکی از این تقویم‌ها، نرم افزار تقویم سازمانی است که می‌تواند باعث آسان‌تر شدن هرچه بیشتر روند مدیریت رویداد باشد.
بیشتر بخوانید: تأثیر استرس بر عملکرد کارمندان در محیط کار
نرم افزار تقویم سازمانی چیست؟
بدون داشتن نرم افزار تقویم آنلاین، امکان هماهنگ کردن برنامه‌ها بسیار سخت‌تر خواهد بود. اینکه هر کس بتواند برنامۀ خود را با برنامۀ هر یک از دیگر اعضای تیم یا گروه هماهنگ کند، نیازمند مدیریت و انتشار داده‌ها روی دستگاه‌های مختلف است. بنابراین، می‌توان روند پیش‌روی برنامۀ رویداد، اعم از رویدادهای آینده، جلسات، برنامه‌های پیش رو، میزان موفق بودن آن در اجرا و مهلت هر یک را روی یک دستگاه انجام داد.
نرم افزار تقویم سازمانی کارسو، یکی از نرم‌افزارهای مفید برای رسیدن به چنین مقصودی است. این نرم افزار، ویژگی‌های متمایزکننده‌ای دارد که نه تنها باعث کارآمدی آن شده، بلکه سهولت بیشتری در استفاده را نیز پدید آورده است.
- امکان هماهنگ شدن با دیگر نرم افزارها دارد.
- مجهز به امکان برنامه ریزی هوشمند برای جلسات است.
- قابل دسترس در چندین دستگاه می‌باشد.
تقویم سازمانی آنلاین کارسال
امکانات متعددی برای این نرم افزار تهیه شده‌اند. از جمله اینکه:
- امکان تنظیم و برگزاری گروهی جلسات وجود دارد.
- امکان اضافه کردن پیوست‌ها در آن وجود دارد.
- می‌توان مکان جلسات را به تقویم سازمانی افزود.
- می‌توان برنامه‌ها و تقویم‌های خود را با دیگران به اشتراک گذاشت.
- امکان مسدود کردن دوره‌های زمانی شلوغ وجود دارد.
تقویم سازمانی درون سازمانی کارسال، یکی از بهترین نرم‌افزارهای شرکت کارسو است که با استفاده از آن می‌توان با صرف انرژی و تمرکز کمتر، به اهداف سازمانی و تجاری دست یافت.
