یکی از مهم‌ترین ویژگی‌های یک مجموعه حرفه‌ای، نحوه مدیریت بخش‌های مختلف اداری آن است. در گذشته، برای مدیریت هر بخش از سازمان، مدارک بایگانی می‌شد و به‌وسیله سیستم خاصی در دفترهای مخصوص، دسترسی به مدارک امکان‌پذیر بود. به مرور با روی کار آمدن کامپیوتر و اسکنرهای اداری، مدیریت مدارک پرسنل در سازمان به‌وسیله ذخیره سازی در کامپیوتر و دسترسی به آن از طریق فایل‌های اکسل امکان‌پذیر شد. اما چنین سیستمی نیز مشکلات بسیاری داشت که در بزنگاه‌های مختلف اختلالات شدیدی در سازمان ایجاد می‌کرد. خوشبختانه، امروزه، با پیشرفت‌های نرم‌افزاری، مدیریت مدارک پرسنلی به صورت آنلاین و امن، امکان‌پذیر است. با استفاده از چنین امکاناتی می‌توانید مدیریت منابع انسانی و مدارک پرسنل را به‌وسیله سیستم مدیریت مدارک پرسنلی به صورت آنلاین انجام دهید و از مزایای فوق‌العاده آن لذت ببرید.
مدیریت مدارک پرسنلی چیست؟
در زمان استخدام و شروع همکاری با کارمندان هر سازمان، مدارکی از آن‌ها دریافت می‌گردد. این مدارک شامل شناسنامه، کارت ملی، مدرک تحصیلی، شناسنامه همسر و فرزندان، کارت عضویت در سازمان‌های خاص، مدارک معتبر سمینارها و دوره‌ها معمولا از مدارک رایجی است که هر فرد بعد از شروع همکاری با یک مجموعه ارائه می‌کند. تمامی این مدارک در سازمان بایگانی می‌شود تا برای اهداف مختلف مورد استفاده قرار گیرد.
برای مثال، مدرک تحصیلی برای تاثیر در ضریب حقوق دریافتی، شناسنامه فرزندان برای ضریب حق اولاد و موارد این‌چنینی در حقوق و دستمزد مورد استفاده قرار می‌گیرد.
بیشتر بخوانید:نرم افزار حقوق و دستمزد
ذخیره سازی، بایگانی و نگهداری این مدارک در هر مجموعه متفاوت است. روش‌های سنتی بایگانی مدارک در منابع انسانی از قدیمی‌ترین روش‌هایی است که دسترسی به مدارک کارمندان را در پرونده فیزیکی آن‌ها مقدور می‌کند. امروزه نقش آفرینی منابع انسانی در رقابت سازمان ها کم نیست، با بهره‌گیری از مدیریت مدارک پرسنلی به صورت آنلاین می‌توانید امکانات فوق‌العاده‌ای مشاهده کنید و بهترین سطح دسترسی به مدارک را باتوجه به سطوح مختلف سازمانی داشته باشید.
مدیریت مدارک پرسنلی به صورت آنلاین چگونه است؟
همان‌طور که گفته شد، هر کارمند در مجموعه‌ای که مشغول به کار رسمی، کار قرارداری، کار‌آموزی و فعالیت است، مدارکی را ارائه می‌کند. ثبت اطلاعات هر کارمند به همراه مدارک پرسنلی از بدیهیات سازمانی است.
با استفاده از مدیریت مدارک پرسنلی به صورت آنلاین می‌توانید تمامی مدارک کارمندان را به‌صورت آنلاین ذخیره سازی کنید و طبقه‌بندی منظم و دقیقی برای آن درنظر بگیرید.
با چنین اقدامی، میزان دسترسی افراد مختلف در مجموعه را مشخص می‌کنید و هر فرد در هر زمان که نیاز به این مدارک داشته باشد، به‌راحتی در چند ثانیه قادر به پیدا کردن آن خواهد بود.
تعیین میزان دسترسی افراد برای مشاهده، ذخیره سازی یا پرینت این مدارک نیز، در نحوه گزارش‌گیری‌های مدیریت مدارک هر فرد به صورت آنلاین مشخص می‌شود.
بدین ترتیب، می‌توانید یک مدیریت حرفه‌ای در این سطح اجرا کنید و هر زمان که به مدارکی احتیاج داشتید، بدون نیاز به پیچیدگی‌های سیستم سنتی ثبت مدارک پرسنلی، به آن دسترسی پیدا کنید.
با مزایای مدیریت مدارک پرسنل به صورت آنلاین آشنا شویم!
برای استفاده از خدمات هر مجموعه نیاز به کسب اطلاع از مزایای آن داریم. مزایای مدیریت مدارک پرسنلی به صورت آنلاین کم نیست. برای مثال، شما می‌توانید با اطلاع از نکات ضروری در مدیریت کارمندان دورکار از این سیستم در مدیریت اطلاعات و مدارک آن‌ها استفاده کنید و هر زمان به مدارک خاصی احتیاج داشتید، بدون امکان حضور در محیطی خاص و پایگاه داده‌ای ثبت شده در سیستم شرکتی و خانگی، به اطلاعات‌تان دسترسی داشته باشید.
با مدیریت مدارک پرسنلی آنلاین می‌توانید در هر موقعیت جغرافیایی به اطلاعات طبقه‌بندی شده و کاملی که ثبت کرده‌اید، دست پیدا کنید. این سرویس مانند نرم افزار مدیریت کسب و کار به شما کمک می‌کند تا بدون درنظر گرفتن محدودیت‌های رایج در هر مجموعه، مدیریت منابع انسانی، تعامل با کارمندان، گزارش گیری دقیق و لحظه‌ای، تعیین محدودیت دسترسی، بارگذاری اطلاعات و در نهایت، مدیریت مجموعه را از راه دور انجام دهید.
خلاصه مطلب
بدیهی است که با پیشرفت روزانه علم و تکنولوژی باید همسو با آن حرکت کرد تا در گرداب تغییرات دچار آسیب و ضعف نشد، بلکه با سوار شدن بر موج این پیشرفت‌ها، تغییرات اساسی در روند مدیریت سازمان ایجاد کرد.
با چنین اقداماتی می‌توانید مجموعه را به‌روز نگه دارید و از امکانات جدید برای مدیریت هر بخش از سازمان استفاده کنید.
مدیریت مدارک پرسنلی به صورت آنلاین با تجزیه تحلیل نیاز مجموعه‌های حرفه‌ای طراحی و پیاده سازی شده است تا پاسخگوی نیاز هر سازمن باشد.
سامانه پرسنلی بخش مهمی از هزینه‌ها را کاهش می‌دهد و ریسک ازدست رفتن اطلاعات را نیز، نخواهد داشت.
