نرم افزار مدیریت کسب و کار

نرم افزار مدیریت کسب و کار

بسیاری از کسب و کار ها و سازمان ها با تلاش و اراده زیاد به موفقیت ‌هایی می رسند و رشد می کنند ، اما این رشد پایدار نبوده و به یکباره با موجی از نارضایتی مشتریان و مشکلات داخلی روبرو می شوند که آثار خوبی برای آینده شرکت یا سازمانشان به همراه ندارد. داستان از این قرار است که با رشد و توسعه کسب و کاری، واحدهای مختلف سازمان به یک اندازه به بلوغ نمی ‌رسند و به طور یکنواخت با اهداف و استراتژی ‌ها همراستا نمی شوند و همین امر موجب می شود بسیاری از کسب و کار ها شکست خورده و قادر به ادامه فعالیت شان نباشند.ما در این مقاله به یکی از بهترین راهکار ها برای رفع این مشکلات میپردازیم،پس با ما همراه باشید.

نرم افزار مدیریت فرایند کسب و کار یا BPMS  چیست؟

به زبان ساده BPMS یا نرم افزار مدیریت فرایند کسب و کار، یک زیرساخت نرم افزاری است که از طریق آن می توان فرایند ها را با کمترین میزان کدنویسی مکانیزه کرد و در بستر آن انواع سیستم های نرم افزاری موجود در سازمان را با یکدیگر یکپارچه نمود.

مفهوم Business Process Management System  رویکردی سیستماتیک در بهینه سازی و نرم افزار مدیریت  فرایند کسب و کار در جهت بهبود کارایی کسب و کار و تسریع در اجرای عملیات در سازمانها است که قابلیت خودکارسازی و مکانیزه کردن و اعمال تغییرات در فرایندها با حداقل برنامه نویسی را دارد.

این سیستم قادر به یکپارچه سازی تمام نرم افزارهای سازمان و الکترونیکی نمودن خدمات سازمان است. BPMS سازمان‌ها را قادر می ‌سازد تا مراحلی چون مدلسازی (طراحی)، سازماندهی و مدیریت فرایند های داخل و خارج سازمانی را به سادگی و با سرعت بسیار بالا، همراه با حفظ یکپارچگی، به انجام برسانند.

باید توجه داشته باشیم که وظیفه BPMS تولید نرم افزارهای تخصصی هر واحد مانند نرم افزارهای مالی و حسابداری نیست.  BPMS در خدمت فرایند های سازمانی است و مسیر داده های فرایندی را مشخص و هدایت می نماید.یک نرم افزار مدیریت کسب و کار باید این قابلیت را داشته باشد که تمامی فرایند های کسب و کار را مدلسازی و اجرا و پایش نموده و با جمع آوری داده ها به تجزیه و تحلیل فرآیند کمک کرده و سبب بهبود آن شود.

متاسفانه در بسیاری از شرکت ها فرایند های کسب و کار اغلب به صورت رویه ‌های غیرخودکار و دستی انجام می شوند و در ادامه آنقدر پیچیده می‌گردندکه بدون مکانیزه کردن و خودکارسازی قابل مدیریت نخواهند بود.با ورود نرم افزار مدیریت کسب و کار ها (BPMS) جریان رقابتی در میان شرکت ها به گونه ای دیگر رقم خورد. شرکت هایی که هوشیارانه از ترند های روز آگاهی داشتند و از اهمیت استقرار نرم افزار مدیریت کسب و کار ها (BPMS)  و مکانیزه کردن و خودکارسازی و یکپارچه سازی فرایند های سازمان به کمک نرم افزار BPMS با خبر شدند، در مدت کوتاهی توانستند گوی سبقت را از رقبا بربایند.با یکپارچه سازی تمامی فرآیندها با نرم افزارهای سازمان، کارکنان می توانند به راحتی در طی اجرای یک فرآیند به طور هماهنگ از دیگر امکانات نرم افزارهای موجود استفاده کنند تا تمامی واحدها به طور یکنواخت همسو با اهداف و استراتژی های سازمان حرکت کنند.

مزایای سیستم یا نرم افزار مدیریت کسب و کار

مزایای سیستم یا نرم افزار مدیریت کسب و کار

مهارت

کسب و کار ها و سازمان ها به صورت مداوم  به تغییر نیاز پیدا میکنند. ممکن است این تغییرات به خاطر تغییر قانون ، تقاضای بازار یا ظهور شیوه های جدید کار باشد. یکی از ویژگی های کلیدی نرم افزار مدیریت کسب و کار این است که با توجه به فرایند ، طراحی فرایند می تواند انعطاف پذیر باشد. با استفاده از نرم افزار مدیریت کسب و کار شما می توانید با کم ترین هزینه تغییرات لازمه را برای یک فرآیند ایجاد کنید.شما می توانید متناسب با نیاز سازمان ،فرآیندها را ایجاد کنید.

بهره وری و سودمندی

با BPMS شما میتوانید اتوماسیون بسیاری از عناصر تکراری را در گردش های منظم تسهیل کنید. با حذف تنگناها ، تعریف فرآیندهای موازی و حذف مراحل زائد در نرم افزار مدیریت کسب و کار شما می توانید فرایند ها را بهبود بخشید.و این بهبود بخشیدن ها به کارکنان اجازه خواهد داد تا زمان بیشتری را صرف فعالیت های دیگر بکنند تا زمانی که عملکرد های اصلی به کار گرفته شود. این به معنی بهره وری و کاهش اضافات است.

پذیرش و شفافیت

سازمان ها نیازمند همگام سازی خود با قوانین صنعتی هستند. نرم افزار مدیریت کسب و کار این اطمینان را به سازمان ها می دهد که می توانند با سرعت بسیار بالا با التزامات قانونی هماهنگ شوند و آن هارا پیاده سازی کنند به همین دلیل از تاخیر انطباق و جریمه جلوگیری می کنند.

زمانی که شما خود را هماهنگ می کنید می توانید دقیقا با چرخه کار پیش بروید . هم چنین اینه بدین معنی است که فرآیندهای سازمانی برای کارمندان و کارکنان قابل مشاهده است.

رضایت کارکنان

مدیریت فرایند کسب و کار خط قرمزهای زیادی را حذف می کند و به کارکنان اجازه می دهد تا به صورت صد در صدی بر روی کار خود تمرکز کنند تا اینکه اتوماسیون کارهای تکراری زیادی را حذف کند و دسترسی به اطلاعات را آسان تر کند . این به نوبه خود باعث افزایش بهره وری و نیروی کار شاد تر می شود.

تمرکز بر مشتری

با فرآیندهای کم حجم و افزایش بهره وری کارمندان راحت تر می توانند بر روی مشتری تمرکز کنند . در اینجا نیاز به افزایش ظرفیت جهت پاسخگویی سریع تر به پیشنهادها وجود خواهد داشت هم چنین نیازمندی به ایجاد راه حل های سریع تر و همگام سازی سریع ترنیز احساس می شود  BPMS  همپنین با به هم پیوستن افراد و تکنولوژی در یک مسیر باعث افزایش رضایتمندی مشتری می شود.با BPMS کارکنان قادر به تمرکز بر روی فعالیت هایی هستند که باعث ارائه نتایج مناسب تر برای مشتریان و سهامداران می شوند.

سازگاری ، تکرار، انتقال

با  BPMS هرکار همانطوری که طراحی و برنامه ریزی شده انجام می شود مشکلات یکسان یکجا معرفی می شوند و دیگر نیازی به تولید دوباره چرخه نمی باشد حتی اگر نقش آن تغییر کند.شرایط استثنایی و پاسخ ها را هم حتی با  BPMS به وضوح می توان مشخص کرد و با  BPMS از این می توان اطمینان داشت که آنها به طور یکسان کنترل می شوند.

یکپارچه سازی فناوری

BPMS  پل ارتباطی کاربران کسب و کار فناوری اطلاعات است، هدف از استفاده ی BPMS تمرکز بر روی نرم افزار نیست بلکه بر روی فرآیندهایی می باشد که دارای برنامه های کاربردی هستند.

در این مقاله برخی از مزایای فرایند مدیریت کسب و کار  BPMS مطرح شد با استفاده از آنها می توان یک سازمان را برجسته کرد.

سیستم یا نرم افزار مدیریت کسب و کار

حداقل انتظارات سازمان ها  از یک نرم افزار مدیریت کسب و کار عبارتند از:

1. امکان مدلسازی فرآیند در یک محیط گرافیکی کاربرپسند و یکپارچه با موتور فرآیندی بدون نیاز به دانش برنامه نویسی

2. قابلیت درگ & دراپ در محیط طراحی فرم

3. امکانات مناسب در طراحی فرم به طوری که فرآیندهای پیچیده کسب و کار را پشتیبانی کند.

4. پشتیبانی کامل از نمادهای ضروری و پرکاربرد زبان مدلسازی BPMN2 جهت مدلسازی فرآیندهای پیچیده سازمان

5. محیط کاربرپسند در گوشی های موبایل

6. آنالیز و ارائه گزارشات مفید از نحوه اجرای فرآیندها و کمک به بهبود آن ها

7. یکپارچه سازی ساده با سایر نرم افزارهای سازمان با حداقل کدنویسی

8. یکپارچه سازی با ابزارهای مفیدی همچون ربات های RPA و هوش تجاری BI

9. مدیریت داده ها و اسناد کسب و کار

10. امکان تعریف دقیق و کامل قوانین کسب و کار

11. امکان بستر مناسب برای همکاری

12. امکان ادغام و یکپارچگی با مدیریت پروژه ها

 

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *