5 گام اساسی برای بقای سازمان در دوران کرونا

در طی یک سال اخیر ، بحران COVID-19 زندگی روزمره و مشاغل مردم سراسر جهان را تحت تأثیر قرار داده است. برخلاف بلایای طبیعی سنتی که در آن، یک منطقه آسیب می دید و خسارت قابل جبران بود ، COVID-19 جهانی و فراگیر است و بسیاری از آسیب های آن غیر قابل جبران به نظر می رسد. این بحران اکنون از سناریوهایی که در بیشتر برنامه های تداوم تجارت و بازیابی فاجعه ارائه شده، فراتر رفته است و به راستی نیازمند برخی تفکرات جدید در عرصه مدیریت، ارتباطات، منابع انسانی و عملکردهای مرکزی فناوری اطلاعات است. در این مقاله 5 گام اولیه برای مواجهه با بحران پرداخته ایم.

کرونا؛ بحرانی فراتر از برنامه ها

کرونا

کریستال راک وود مدیر مشاور ارتباطات راک وود و متخصص در زمینه بحران می گوید: «مدیریت بحران واقعی زمانی شروع می شود که تیغه ای در گردن شماست و هر کس باید هر کاری را که انجام می دهد رها کند.»  راک وود معتقد است که در یک دنیای ایده آل، شرکت ها باید برای طیف گسترده ای از سناریوهای بالقوه و بحران های درجات مختلف برنامه ریزی کنند.

برنامه های سنتی تداوم تجارت و بازیابی فاجعه (BCDR) طیف گسترده ای از تهدیدات احتمالی را در نظر می گیرند. از آنجا که برنامه پاسخگویی به مدیریت بحران باید عملی و مقرون به صرفه باشد، بیشتر سازمان ها بر حوادث قابل پیش بینی منطقی تمرکز می کنند. این برنامه ها غالباً شامل احتمالاتی در حد حمله سیارک یا مریضی همه گیر جهانی نیست. بنابراین گرچه مفید است، اما در جهان فعلی، ممکن است کافی نباشد. اکنون که بحران کرونا از آنچه برنامه ریزی اکثر سازمانها بود فراتر رفته، تقریباً همه در وضعیت بحرانی قرار دارند.

گرگ شولتز ، تحلیلگر ارشد مشاوره در StorageIO.com ، گفت: «برخی از شرکت ها به بحران کشیده شده اند ، اما شرکت هایی که برنامه BCDR خوبی دارند در مکان بهتری قرار دارند.» متأسفانه ، BCDR به جای اینکه به عنوان یک قسمت اساسی از تجارت شناخته شود ، به عنوان یک سربار و محلی برای کاهش هزینه ها دیده می شود.

چه باید کرد؟

حتی اگر شرکتی برنامه مستقر BCDR یا برنامه مدیریت بحران نداشته باشد، می توان اولین قدم را با هم فکری ذینفعان و تصمیم گیرندگان سازمان، برای تشکیل یک برنامه مدیریت بحران برداشت. در اینجا پنج نکته برای شروع کار آورده شده است.

اقدامات در کرونا

1- یک تیم مدیریت بحران تشکیل دهید

یک بحران می تواند موجودیت یک سازمان را تهدید کند، بنابراین بسیار مهم است که افرادی مناسب در مدیریت پاسخ نقش داشته باشند؛ افرادی که از دانش و سبک رهبری تأثیرگذار برخوردار باشند. عملیات و پرسنل حقوقی نیز اجباری است. نمایندگان منابع انسانی، فناوری اطلاعات و امکانات گاهی اوقات نادیده گرفته می شوند اما باید آنها را نیز در نظر گرفت. مهم این است که از هر حوزه افرادی انتخاب شوند که می توانند تصمیم گیری کنند و کارها را سریع انجام دهند. سرانجام ، تیم باید شامل یک فرد ارتباطات باسابقه باشد که بتواند اطمینان حاصل کند سازمان ، ذینفعان ، مطبوعات و مردم اطلاعات مناسب را در زمان مناسب دریافت می کنند.

به قول راکوود: «وقتی صحبت از ارتباطات در شرایط بحرانی می شود، سازمان ها اغلب به پای خود شلیک می کنند.»

همچنین ایجاد یک منبع ارتباطی ساده، برای مخاطبان داخلی حیاتی است. این منبع باید بتواند از اثر شایعات بکاهد و همه را متمرکز نگه دارد.

2- تا حد امکان دورکاری کنید

طبق مقاله اخیر لس آنجلس تایمز، مدیران وحشت زده به دنبال بدست آوردن انواع نرم افزارهای جاسوسی هستند تا بتوانند نیروی کار جدید و خانه نشین خود را کنترل و مدیریت کنند. اما این ممکن است بهترین روش نباشد.

اگرچه اکنون این امر بسیار رایج است ، اما کار از راه دور هنوز هم برای بسیاری از سازمان ها یک چالش است. بی.لین وار روانشناس صنعتی-سازمانی می گوید: حفظ پاسخگویی و حمایت از همکاری تیمی از موارد قابل توجه است. به خصوص برای افراد تازه کار از راه دور، اتصالات از دست رفته زیادی وجود دارد و مردم همیشه نمی دانند چگونه الگوها و فرآیندها را ادامه دهند. وی گفت: کنفرانس ویدئویی می تواند موردی حیاتی باشد زیرا مطالعات نشان داده است که عملکرد بسیاری از افراد با مکالمه تلفنی در مقایسه با تعاملات رو در رو ، حتی در صورت مجازی بودن، بهبود می یابد.

کرونا و کسب و کار

وار می گوید: «مردم از من سوال می کنند که چگونه می توان فهمید افراد در خانه کار می کنند یا خیر ، و من می پرسم  شما از کجا فهمیدید که آنها در شرکت کار می کنند؟ »

شما فقط باید تمرکز خود را بر روی محصولات قابل تحویل قرار دهید. همچنین ممکن است کارمندان نیاز به حمایت و تشویق مدیران داشته باشند و حتی گاهی برای رفع اختلافات اجتناب ناپذیر بین مسئولیت های خانواده و مسئولیت های کاری آماده باشند. اگر به دنبال رشد سازمانتان هستید، از مردم بخواهید انتظارات را برآورده کنند، اما حتماً از آنها بپرسید که چه عواملی می تواند مانع برآورده کردن انتظارات شود. این نوع آگاهی، از ویژگی های یک مدیر موفق است.

استفاده از سامانه حضور غیاب کارساعت می تواند به شما در مدیریت نیروهای دورکارتان کمک کند.

3- زنجیره تامین را با توجه به اختلال پیش آمده بازبینی کنید

یکی از نگرانی های اصلی در مورد زنجیره تأمین و مشاغل کوچک است. مشکلاتی که این مشاغل کوچک با آن روبرو هستند می تواند به سرعت و به طور غیر منتظره بزرگ شود و کل زنجیره تأمین جهانی را تحت تأثیر قرار دهد؛ از جمله مواردی که IT ممکن است به آنها نیاز داشته باشد.

اکثر سازمان ها با مشکل نقدینگی و همچنین تأخیر در تهیه مواد و لوازم مورد نیاز روبرو خواهند شد. رقابت برای منابع کمیاب وجود خواهد داشت و کسانی که پول و قدرت دارند محصولات را سریع تر دریافت می کنند.

الیزابت کالدر ، تحلیلگر IDC می گوید: یکی از مواردی که CIO ​​شما درباره آن فکر نخواهد کرد ، دسترسی به پول است. بسیاری از سازمان ها در حال جمع آوری پول نقد هستند تا هر کجا می توانند آن را پیدا کنند و از خود محافظت نمایند . خطوط اعتباری مهم نیز می توانند در معرض خطر باشند. اگر مشاغل مشابه اعلام کنند که ورشکسته شده اند یا نمی توانند حقوق و دستمزد بدهند، بانک ها احتمالاً اعتبار کل بخش را پس می گیرند. در چنین شرایطی ، ممکن است ناگهان از مدیران فناوری اطلاعات خواسته شود کارمندان خود را افزایش یا سایر هزینه ها را کاهش دهند.

کالدر افزود: «هیئت مدیره باید در مورد چگونگی دریافت پول نقد فکر کند و فناوری اطلاعات باید بفهمد که چگونه می توان در نقشه راه های استراتژیک خود مکث کرد.»

4- برای یک ریکاوری طولانی برنامه ریزی کنید

حتی پس از یک فروپاشی فوری، مشاغل به دوره بهبودی طولانی مدت نیاز دارند. سازمان ها اگر در این دوره زنده بمانند، پس از بحران به جایی که بوده اند باز خواهند گشت و این امر به گذر زمان نیاز دارد. شما باید برای دوران ریکاوری سازمان، پس از این بحران برنامه ریزی کنید.

5- برای بحران بعدی آماده شوید

با نگاه به آینده ، تحلیلگر گروه استراتژی سازمانی ، کریستف برتراند می گوید شرکت ها باید اطمینان حاصل کنند که برنامه کافی برای چالش های آینده BCDR دارند.

وی معتقد است شرکت ها همچنین باید در مورد پرسنل خود تجدید نظر کنند و مطمئن شوند که افراد مجموعه مهارت های لازم را دارند. در حال آموختن یک درس از عملیات تولید ، اکنون عملیات IT باید در مورد توانایی افزایش سرعت فکر کند. باید فضا و تجهیزات لازم را داشته باشید تا برنامه های اضافی و زیرساخت های داده را برای پشتیبانی از هر کاری که شرکت به آن نیاز دارد(از جمله کار جهانی از راه دور ) فراهم کنید.

علاوه بر موارد بالا نیاز به سامانه های آنلاین کسب و کار بیش از هر زمان دیگری احساس می شود. با داشتن یک تقویم سازمانی آنلاین می توانید کلیه فرآیندهای اجرایی سازمان را برنامه ریزی کنید تا نیروهایتان از قبل برای هر چیزی آماده باشند.

برای کسب اطلاعات بیشتر درباره نرم افزار حقوق و دستمزد می توانید به وبسایت ما مراجعه کنید.

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *