سیستم مدیریت منابع انسانی

مزایای استفاده از سامانه های مدیریتی

مزایای استفاده از سامانه های مدیریتی

با توسعه روزافزون فناوری، سیستم‌های مدیریتی همگام با آن دچار تحول می‌شوند. سیستم‌های مدیریت سنتی کم کم جای خود را به روش‌های نوین می‌دهد. یکی از این رویکردهای نوین، سامانه مدیریت منابع انسانی (HRMS) است. رویکرد‌های نوین به قصد صرفه‌جویی در هزینه و زمان و همچنین ایجاد امکانی برای توسعۀ بیش‌تر طراحی می‌‌شوند. در این رویکرد نوین که یک سامانۀ نرم‌افزاری جامع است، کارکردهای استراتژیک و اساسی منابع انسانی را در یک راه‌حل ویژه ادغام می‌کند.

تعریف سامانۀ نرم‌افزاری جامع مدیریت منابع انسانی

به طور کلی این سامانۀ نرم‌افزاری جامع، شامل پورتالی خود-ران (self-service) توسط کارکنان و یک مرکز دادۀ متمرکز است. این سامانه همچنین منجر به فرایند مدیریتی خودکار، ساده‌ کردن جذب نیرو و کاهش در تعدیل کارکنان یک مجموعه خواهد شد.

مدیران با در اختیار داشتن این سامانۀ نرم‌افزاری جامع مدیریت منابع انسانی قادر خواهند بود که وضعیت کنونی کسب و کار خود را تجزیه و تحلیل کنند و نقشۀ راهی موثر و پربازده برای آیندۀ مجموعۀ خود طراحی کنند.

به طور کلی سامانۀ نرم‌افزاری مدیریت منابع انسانی را می‌توان به دو نوع تقسیم‌بندی کرد:

  • نرم‌افزار مدیریت منابع انسانی تخصصی
  • نرم‌افزار مدیریت منابع انسانی جامع

در مورد نوع نخست، سامانه بر روی یک واحد مستقل یا یک کارکرد از مدیریت منابع انسانی تمرکز می‌کند. برای مثال تمرکز بر روی فهرست حقوق بگیران خواهد بود؛ یا سامانه فرایند جذب نیرو را مدیریت خواهد کرد.

نوع دوم که سامانۀ نرم‌افزاری مدیریت منابع انسانی به صورت جامع(HRMS) است، واحد‌های مختلفی را مدیریت می‌کند. کارکرد این سامانه وسعت بالایی دارد. این قبیل سامانه‌ها مورد توجه شرکت‌هایی بوده که به دنبال یک راه‌حل کلی برای ادغام تمام امور مدیریت منابع انسانی هستند.

نرم‌افزار مدیریت منابع انسانی چه مزیت‌هایی دارد

در این رویکرد مدیران می‌توانند کارکنان را به صورتی جامع‌تر، ساده‌تر و با دسترسی بیش‌تر ردگیری کنند. ردگیری در موضوعاتی مثل: وضعیت بیمه، بازنشستگی، مرخصی‌ موارد خاص، مرخصی بخاطر بیماری و … است. همچنین شرکت گزارشات دقیقی در دست خواهد داشت تا در صورت لزوم به سازمان‌های دولتی مثل بازرسی تحویل دهند.

همچنین با این سامانه جامع مدیریت منابع انسانی می‌توان فرایند جذب نیرو را با دقت و جزئیات بیش‌تری پیگیری کنند.

سیستم مدیریت آموزشی می‌تواند در دل این سامانۀ جامع جای داشته باشد. کارکنان می‌توانند به کتابچه‌های راهنما، کلاس‌های آموزشی آنلاین و حتی بازی‌های آموزشی دسترسی پیدا کنند. مدیران روند آموزش کارکنان را ارزیابی می‌کنند و از این طریق مدیریتی موثرتر در مجموعه به راه می‌افتد.

مدیران از طریق گزارشات و تجزیه و تحلیل‌های آماری با رویکردی بلادرنگ (Real-Time)، کارایی کارکنان را ردگیری کنند تا بتوانند سیاست‌های نوین و موثری برای ارتقا مجموعه طراحی کنند.

ساعت کار کارکنان و حضور و غیاب آن‌ها قابل ردگیری است. کارکنان می‌توانند ساعت ورود و خروج خود را از طریق سامانه نرم‌افزاری جامع مدیریت منابع انسانی به صورت آنلاین ثبت کنند.

آن‌ها می‌توانند از طریق پورتال‌های خود-ران (self-service) بدون نیاز به مراجعه به بخش مدیریت انسانی شرکت، اطلاعات خود را مشاهده و به روز رسانی کنند. اطلاعات شامل آدرس، شماره تماس‌های ضروری، حساب‌های انباشته، وضعیت مرخصی و … است.

همانطور که پیداست این سامانه نرم‌افزاری مدیریتی نه تنها منجر به صرفه‌جویی در زمان و هزینه‌ها خواهد شد، بلکه امکان ارتقا شرکت یا مجموعه با روندی رو به رشد فراهم خواهد شد.

چرا این چنین سامانه‌ای ضرورت دارد

امروزه موضوع منابع انسانی نسبت به گذشته پیچیدگی‌های خاص خودش را دارد. مدیریت صحیح و در عین حال اتخاذ رویکردی برای پیش‌برد اهداف کوتاه‌مدت و بلند‌مدت کار ساده‌ای نیست. اهمیت منابع انسانی در هر شرکت به عنوان قلب تپندۀ مجموعه و آگاهی از توان انسانی برای رقم زدن شرایط نو، منجر به ضرورت ایجاد سامانۀ نرم‌افزاری جامع برای مدیریت منابع انسانی شده است.

کاربردهای اساسی سامانه مدیریتی آنلاین

در واقع مدیریت منابع انسانی و فناوری اطلاعات با سامانه نرم‌افزاری مدیریت منابع انسانی (HRMS) به هم مرتبط می‌شوند. این سامانه در بخش‌های مختلفی کاربرد دارد که می‌توان به:

  • کاندیداهای استخدام
  • مدیریت حقوق پرداختی کارکنان
  • ثبت و تایید مرخصی
  • طرح‌ریزی برای توفیقات آینده
  • بررسی عملکرد کارکنان و آموزش آن‌ها
  • اطلاعات جامع کارکنان در یک سیستم یکپارچه

اشاره کرد.

آیا کسب و کار یا مجموعۀ من به چنین سامانه‌ای نیازی دارد؟

به جرئت می‌توان گفت که امروزه، سامانۀ مدیریت منابع انسانی، یک رکن مشترک در بین شرکت‌های موفق است. خیلی از کاغذبازی‌های معمول که به صورت مکرر در شرکت‌های فاقد این سامانه در جریان هستند، امروزه تنها موجب صرف هزینه و زمان مازاد بوده و بخشی از تمرکز کاری معطوف این دست مسائل است. با بکارگیری سامانه مدیریت منابع انسانی (HRMS) نه تنها این هزینه‌های مازاد مرتفع می‌شوند، بلکه مدیران فرصت ارزیابی‌های دقیق‌تری را از طریق آن می‌یابند. ضرورتی ندارد کارکنان شرکت برای امور معمول به بخش مدیریت منابع انسانی مراجعه کنند. سیستم یکپارچه‌ای از اطلاعات در اختیار مدیران قرار می‌گیرد که موجب سامان‌دهی اصولی قلب تپندۀ مجموعه خواهد شد.

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *